Privacy-Beleid

We vinden de bescherming van de persoonlijke levenssfeer uiterst belangrijk. We willen onze klanten en de gebruikers van onze diensten en websites zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met hun gegevens gebeurt

Hieronder vind je informatie over welke gegevens wij verzamelen, waarom, hoelang en hoe je hierover controle hebt.

We nodigen je uit de tijd te nemen om ons privacybeleid goed door te nemen om u vertrouwd te maken met de informatie op dat vlak.

Dit privacybeleid geldt voor alle natuurlijke personen, zoals huurders, verhuurders, hun gevolmachtigden, … Dit Privacybeleid is daarentegen niet bestemd voor rechtspersonen.

U zal ook informatie vinden op de website van de gegevensbeschermingsautoriteit. Volg daartoe deze link: https://www.privacycommission.be/nl.

Tot 24/05/2018 vormen de wet van 08/12/1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en haar uitvoeringsbesluiten de toepasselijke wetgeving inzake privacy. Vanaf 25/05/2018 zal die vervangen worden door de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming). Aangezien deze Privacyverklaring al op de nieuwe wetgeving gebaseerd is, zullen bepaalde procedures die in deze Privacyverklaring beschreven worden, pas na die datum operationeel zijn.

Een persoonsgegeven is alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Het kan bijvoorbeeld gaan om de naam van een persoon, een foto, een telefoonnummer, een code, een wachtwoord, een contractnummer, een e-mailadres.

De verwerking is elke bewerking met betrekking tot een persoonsgegeven. Onder "verwerking van gegevens" verstaan we elke verwerking van persoonsgegevens. Het begrip "verwerking" dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van persoonsgegevens.

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke van je persoonsgegevens. Dit betekent dat de wij het doel en de middelen voor de verwerking van je persoonsgegevens vaststellen. Wij zijn uw aanspreekpunt voor alle vragen met betrekking to het gebruik van uw gegevens.

Indien wij klant eindgebruikers (zoals werknemers, stagiairs, ..) toelaten gebruik te maken van onze producten en diensten die onder toepassing van dit privacybeleid vallen, dan hebben we daarbij de volgende verantwoordelijkheden:

• we moeten de eindgebruikers adequaat informeren dat wij, door hun gebruik van de onze producten en diensten, wij hun persoonsgegevens zullen verwerken
• we moeten alle wettelijk vereiste toestemmingen van de eindgebruikers verkrijgen vooraleer hun persoonsgegevens worden verwerkt
• We mogen onze producten en diensten niet aanwenden om persoonsgegevens te verzamelen die strijdig zijn met de geldende privacywetgeving
• We moeten je informeren over het beveiligingsniveau van onze producten en diensten en naar eigen inschatting en vermogen aangepaste technische en organisatorische maatregelen treffen om de persoonsgegevens adequaat te beschermen tegen onbevoegde of onrechtmatige verwerking en tegen onrechtmatige of onopzettelijke vernietiging, onopzettelijk verlies, vervalsing, onbevoegde verspreiding, beschadiging, wijziging, onbevoegde toegang of openbaarmaking.
• We moeten alle redelijke maatregelen nemen om de betrouwbaarheid van de eindgebruikers, die toegang hebben tot de persoonsgegevens, te verzekeren.
• We mogen niets doen, veroorzaken of toestaan wat op enigerlei wijze kan resulteren in enige overtreding van die privacywetgeving.

Via onze producten en diensten kan je ook gebruik maken van diensten van andere partijen zoals chat, websites van derden, forums, Facebook, Twitter, nieuwsgroepen en/of apps. Over de informatie die je daar plaatst en hoe deze wordt verwerkt, hebben we geen controle, en zijn we ook niet verantwoordelijk. Het is aan jou om hier verstandig mee om te gaan en het privacybeleid van deze derden goed na te lezen.

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke van je persoonsgegevens, dit betekent wij uw aanspreekpunt en dat van de toezichthoudende autoriteiten zijn voor alle vragen met betrekking tot het gebruik van uw gegevens.

Tijdens de diverse contacten met U zullen we mogelijks verschillende persoonsgegevens verzamelen : identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, ...), contactgegevens (adres, e-mailadres, telefoon, ...), gegevens over het pand dat verhuurd/verkocht en gehuurd/gekocht wordt, gegevens over de huurovereenkomst, gegevens ivm de verkoopsovereenkomst, ...

Wij zullen uw gegevens verwerken :

• Wanneer u klant wordt
• Wanneer u de formulieren, documenten en contracten invult die wij u voorleggen
• Wanneer u een beroep doet op onze diensten en producten
• Wanneer u contact met ons opneemt via de diverse kanalen die u ter beschikking worden gesteld
• Wanneer uw gegevens worden gepubliceerd of meegedeeld door gemachtigde derden (personen die u speciaal gemachtigd hebt, het Belgisch Staatsblad, uw vastgoedmakelaar, uw rentmeester, syndicus), …
• Wanneer u gegevens meedeelt tijdens het gebruik van onze websites : wanneer u online een offerte vraagt of een bestelling plaatst, of dat voor u gedaan wordt, …
• Wanneer u één van onze websites bezoekt of gebruik maakt van onze apps via de cookies en andere technologiën, …

Wanneer wij uw persoonsgegevens vragen, hebt u het recht om daar niet op in te gaan. Die weigering zou echter het starten van een commerciële relatie of de uitvoering van zijn diensten kunnen verhinderen, zou de aard daarvan kunnen wijzigen of zou het beheer daarvan kunnen beïnvloeden.

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden, waarbij telkens enkel de gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens:

• Wanneer wij toestemming hebben gekregen
• In het kader van de voorbereiding of uitvoering van onze diensten
• Om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen zoals voorkoming van het witwassen van geld, bestrijding van fiscale fraude en fiscale verplichtingen.
• Wanneer wij daarvoor een gerechtvaardigd belang hebben, in welk geval wij steeds streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van uw privacy.

De toegang tot uw persoonsgegevens is enkel toegestaan aan de personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Zij moeten een strikte geheimhoudingsplicht in acht nemen en alle technische en organisatorische voorschriften voor het verzekeren van de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens naleven.

Deze gegevens kunnen in geen geval buiten de Europese Unie worden bewaard. Onze websites vermelden soms links naar sites van derden (sociale media, organisatoren van events die we sponsoren) waarvan de gebruiksvoorwaarden niet onder het toepassingsgebied van dit privacybeleid vallen. Lees aandachtig hun beleid inzake de bescherming van je persoonsgegevens.

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derde partijen noch geven wij die door aan derden tenzij:

• Aan onze rechtsopvolgers. Wij geven je persoonsgegevens door aan onze eventuele rechtsopvolgers en verbonden ondernemingen (zoals dochter- en zusterbedrijven) voor dezelfde doeleinden als deze vermeld in dit privacybeleid.
• Dit nodig is voor onze dienstverlening. Voor sommige aspecten van onze producten en diensten werken wij met derde partijen of schakelen wij onderaannemers in. De doorgifte van je gegevens gebeurt enkel voor dezelfde doelen als bij onszelf. Wij zien erop toe dat zij, net zoals wij, je gegevens veilig, respectvol en als goede huisvader beheren.
• Er een wettelijke verplichting is.
• Er een gerechtvaardigd belang is voor ons of de betrokken derde. Dit gebeurt enkel mits je belang of je fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder doorwegen.
• Je ons daar toelating voor geeft. Indien wij op andere wijze persoonsgegevens aan derden zou geven, dan gebeurt dit met een expliciete communicatie, waarin toelichting wordt gegeven over de derde, de doeleinden van de doorgifte en verwerking. Waar wettelijk vereist, bekomen wij je uitdrukkelijke toestemming. Je hebt ook steeds een mogelijkheid tot verzet.

Wij gebruiken je gegevens om jou een uitstekende dienstverlening en algemene communicatie te bezorgen over de producten en diensten die je bij ons hebt of die voor jou interessant kunnen zijn. In dit niveau worden de hierboven vermelde gegevens verwerkt in het kader van onze wettelijke verplichtingen, ons legitiem belang en de goede uitvoering van je contract (incl. klachten- en klantenbeheer, alsook het informeren over en de verbetering van de dienstverlening). Je opteert ervoor om geen direct marketing te ontvangen, maar we blijven je natuurlijk wel informeren over een optimaal gebruik van de producten en diensten die je reeds hebt. Zo kunnen we jou bijvoorbeeld, een voorstel doen voor een product of dienst dat beter past bij je behoeften.

Je recht op toegang

Je hebt het recht op (gratis) toegang tot de gegevens die jezelf betreffen. Je kunt ons vragen:

• Of wij persoonsgegevens van je verwerken
• Waarvoor wij die verwerken
• Wat de oorsprong is van de verwerkte gegevens
• Welke logica wij gebruiken als wij bepaalde persoonsgegevens automatisch verwerken

Je dient je recht op toegang per e-mail aan te vragen. Om je recht van toegang uit te oefenen, en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van je persoonsgegevens te voorkomen, dien je ons een bewijs van je identiteit te verschaffen. We vragen je dan ook om bij voorkeur een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart toe te voegen aan je aanvraag.
Wij hebben 45 dagen om je aanvraag te beantwoorden. Houd er rekening mee dat deze periode pas begint te lopen wanneer we je aanvraag hebben ontvangen en alle vereiste informatie om te voldoen aan je aanvraag in handen hebben.

Indien je enige reden hebt om aan te nemen dat we je aanvraag niet correct behandeld hebben, gelieve dit dan eerst op te nemen via email zodanig dat wij, samen met jou, de opties kunnen bekijken. Voor de volledigheid informeren we je dat, indien we niet reageren op je aanvraag, deze weigeren of indien ons antwoord niet voldoet aan je verwachtingen, je steeds het recht hebt een klacht neer te leggen bij de Privacycommissie, via commission@privacycommission.be, die dan in het kader van haar bemiddelingsopdracht zal tussenkomen.

Je recht op verbetering en verwijdering

Je hebt het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of veranderen. Daarvoor kan je onze diensten contacteren. Wij zullen deze informatie vervolgens binnen de wettelijk vastgestelde termijnen zo nodig aanpassen of verwijderen. Houd er wel rekening mee dat wij je soms, afhankelijk van je verzoek, sommige diensten niet meer kunnen aanbieden. Wij kunnen ook niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen.

Je recht op verzet tegen de verwerking van je gegevens voor direct marketing

Je hebt altijd het recht om jezelf, zonder opgave van reden, te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden. Je kunt daarvoor altijd contact met ons opnemen om onze mogelijkheid tot promoties en/of acties via telefoon, post, sms of e-mail te deactiveren.

Wij dragen zorg voor passende organisatorische en technische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. Wij mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen. Zodra alle doeleinden bereikt zijn, worden deze gegevens verwijderd.

Dit betekent dat de verwerkte gegevens worden bewaard gedurende de volledige looptijd van onze overeenkomst, de wettelijke bewaarperiode alsook elke andere bewaringstermijn die zou worden opgelegd door de toepasselijke weten regelgeving.

Afgezien van de gegevens die je vrijwillig met ons deelt bij het gebruik van onze websites, hanteren wij ook cookies en andere technologische middelen om gegevens te verzamelen.

Websites

Je kunt onze websites bezoeken zonder je persoonsgegevens mee te delen. Met je toestemming (voor zover nodig) kunnen wij je als bezoeker van onze websites informeren over een gepersonaliseerd aanbod van producten en diensten. Om de dienstverlening te optimaliseren kunnen wij je klantengegevens verder aanvullen met de data die we afleiden uit de cookies tengevolge van je gebruik van onze websites.

Cookies

Wat zijn cookies?
Wij maken gebruik van cookies wanneer je onze e-mails opent en/of wanneer je onze websites bezoekt of apps gebruikt. Cookies zijn stukjes informatie die op je eigen computer of mobiel toestel bewaard worden en die het gebruiksgemak van onze websites en apps optimaliseren. Zo kan je bijvoorbeeld als bezoeker van onze websites worden geïdentificeerd bij een volgend bezoek en kunnen wij onze websites beter afstemmen op je wensen, voorkeuren en gebruiksgemak. Cookies kunnen ook gebruikt worden om de inhoud of publiciteit van een website persoonlijker te maken.

• Onmisbare cookies: zijn nodig om gebruik te maken van de website en zorgen voor een veilige identiteitscontrole. Bijvoorbeeld: navigatie op de website, inhoud van winkelkarretje, toegang tot persoonsgegevens...
• Functionele cookies: maken het functioneren van de website makkelijker en zorgen voor een gepersonaliseerde surfervaring door bijvoorbeeld inlognamen, wachtwoorden, de inhoud van je winkelwagentje en voorkeuren – zoals de taalinstelling – te onthouden.

Mobiele apps

Wij kunnen verschillende apps aanbieden. Als je van deze diensten gebruik maakt, dan kan het ook noodzakelijk zijn om je persoonsgegevens te verwerken. Die gegevens worden steeds verwerkt conform de bepalingen van dit Privacybeleid.

Voor meer informatie over ons privacybeleid of voor klachten in verband met je privacy, inclusief het uitoefenen van je recht op toegang kan je contact opnemen via email: info@polares.eu.

De persoonsgegevens die we via deze diverse kanalen verzamelen worden opgenomen in onze bestanden.

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. Wij nodigen je dan ook uit om steeds de laatste versie van dit beleid te raadplegen op deze website.

Uiteraard informeren wij je via onze websites of andere courante communicatiekanalen van elke inhoudelijke wijziging.